Tietosuojaseloste - henkilöstö

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Tapiolan Voimistelijat ry, Y - 0930062-4

Osoite: Kappelitie 6 B, 02200 Espoo

Puh. 040 734 7084

Toimiston sähköposti: tapvo@nic.fi

Yhteyshenkilön sähköposti: tapvo@nic.fi / Terhi Toivonen

Henkilöstörekisteri

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään Tapiolan Voimistelijat ry:n työntekijöiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen työntekijöiden työsuhteisiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Työoikeudelliseen lainsäädäntöön (pakolliset tiedot).

2) Työsopimukseen (sopimukseen perustuvat tiedot)

3) Työntekijän elintärkeään etuun (tietyt terveystiedot, kuten allergiatiedot, pakollinen tiettyjen työtehtävien osalta).

4) Suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Tapiolan Voimistelijat ry:n työntekijöiden henkilötietoja, yhteystietoja, terveystietoja, työsuhdetietoja sekä mahdollisten suostumusten perusteella kuvia, markkinointitietoja sekä harrastustietoja. Tietyissä tilanteissa taloudellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

·     Työntekijän täydellinen nimi (laki)

·     Postiosoite (laki)

·     Puhelinnumero (laki)

·     Henkilötunnus / veronumero (laki)

·     Sähköpostiosoite (laki)

·     Terveystiedot (laki, mikäli työntekijä vetoaa sairauden tms. mukaisiin taloudellisiin oikeuksiin ja etuisuuksiin, allergiatiedot työsuhteen velvoitteiden toteuttamiseksi)

·     Pankkitilinumero (sopimus)

·     Harrastustiedot (suostumus)

·     Kuvat ja niiden käyttäminen (suostumus)

·     Tapiolan Voimistelijat ry:n toiminnan ja sen jäsenten toiminnan markkinointi (suostumus)

·     Koulutustiedot (suostumus pois lukien rekrytointitiedot, joiden peruste on laki / sopimuksen täyttäminen).

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään tai viranomaisten lakisääteisistä ilmoituksista.

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Työsuhdetta ei voida synnyttää, mikäli pakollisia tietoja ei ole luovutettu.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Tapiolan Voimistelijat ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille pois lukien lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja työterveydelle.

Henkilötiedot säilytetään yhdistyksen omassa rekisterissä, mutta voidaan siirtää myös ulkopuolisen yhteystyökumppanin ylläpitämään henkilöstöhallintojärjestelmään.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Palkkahallinnossa voidaan käyttää myös ulkopuolista palkkahallinto- ja kirjanpito-ohjelmaa/toimistoa.

Henkilötietojen säilytysaika

Työlainsäädäntö asettaa eri säilytysaikoja työsuhdetiedoille. Säilytysajat näiden osalta perustuvat lakiin.

Sopimukseen perustuvat tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuotta. (Peruste sopimusvastuut).

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka ja kuitenkin enintään 3 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Tapiolan Voimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tapiolan Voimistelijat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: tapvo@nic.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tapiolan Voimistelijat ry / Kappelitie 6B / 02200 Espoo

puh. 040 734 7084 / Terhi Toivonen

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (20.06.2018).